Muitos pequenos empresários ainda cometem erros básicos na hora de escolher o regime tributário e acabam pagando mais imposto do que deveriam. A avaliação é de Ricardo Brandão, sócio da AB Assessoria Contábil, que alerta: a escolha não deve ser automática.

“O Simples Nacional parece o caminho mais fácil, mas nem sempre é o mais barato. Ignorar o Fator R, por exemplo, faz com que clínicas e prestadores de serviço fiquem presos em alíquotas muito mais altas do que precisariam”, explica o contador.

Segundo Brandão, setores como consultorias, tecnologia, saúde e comércio eletrônico estão entre os que mais desperdiçam recursos por falta de planejamento. “Já vimos casos de empresas economizando até 30% ao ano apenas por rever o enquadramento tributário”.

Domicílio Tributário Eletrônico

O especialista lembra que este ano trouxe ainda mais motivos para atenção. A Receita Federal ampliou os cruzamentos de dados financeiros e reforçou a comunicação digital por meio do Domicílio Tributário Eletrônico. “Quem não revisar sua tributação e se organizar pode cair na malha fina sem nem perceber, já que as notificações chegam direto pelo sistema”, alerta.

Ferramentas digitais como simuladores de regimes tributários, o e-CAC e o PGDAS-D ajudam no diagnóstico, mas não substituem a análise especializada. “O empresário até consegue identificar sinais de alerta sozinho, como o faturamento perto do sublimite do Simples ou a folha de pagamento abaixo de 28%. Mas só uma análise técnica mostra o impacto real de cada cenário.”

Para Brandão, o primeiro passo para começar de forma segura é simples: reunir dados dos últimos 12 meses - faturamento, folha, margens e tributos pagos - e simular cenários comparativos. “A contabilidade precisa ser vista como ferramenta estratégica, não como obrigação fiscal. É ela que mostra se a empresa está perdendo dinheiro para o fisco”, explica. “O regime tributário não se escolhe por hábito; se escolhe com números”.

Erros mais comuns:

• Ir “no automático” para o Simples Nacional sem simular Lucro Presumido/Real (perdendo créditos de PIS/Cofins/ICMS e pagando ICMS/ISS fora do DAS ao cruzar o sublimite).

• Ignorar o Fator R (serviços caindo no Anexo V quando a folha < 28% do faturamento, elevando a carga).

• Não considerar margens/folha/atividade (CNAE) e crescer sem revisar o regime ao cruzar R$ 3,6 mi (sublimite) ou se aproximar de R$ 4,8 mi (limite).

• Classificação fiscal/operacional inadequada (mistura de receitas por CNAE, ICMS-ST, diferencial de alíquota no e-commerce).

Mudanças/fiscalizações:

• Sublimite do Simples Nacional mantido em R$ 3,6 mi para 2025: quem fatura entre 3,6 e 4,8 mi permanece no Simples, mas recolhe ICMS/ISS fora do DAS (complexidade/carga mudam).

• Ampliação do envio de dados financeiros via e-Financeira (IN RFB 2.278/2025): mais cruzamentos automáticos de informações.

• Domicílio Tributário Eletrônico (DTe) e e-CAC cada vez mais usados: notificações e malhas passam a chegar digitalmente (perder prazo dói no bolso).

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