O trabalho remoto começou de forma forçada para muitas empresas devido a pandemia de Covid-19, mas tem se mostrado uma alternativa viável e deve fazer parte da rotina do novo mundo do trabalho. Para que essa realidade se confirme, ainda é preciso vencer barreiras de colaboração e comunicação, que afetam 20% dos trabalhadores segundo o relatório “O Estado do Trabalho Remoto 2020”, publicado pelo Buffer e que ouviu 3,5 mil empregados que atuam remotamente em todo o mundo. A necessidade de superar esses obstáculos está levando equipes e organizações a se reinventarem, forçando seus processos a se tornarem mais ágeis e digitais e encontrando soluções para manter suas atividades com qualidade mesmo com as equipes à distância.

Temas sensíveis como a segurança de documentos compartilhados entre os setores e a assinatura e autenticação de contratos, relatórios e ofícios, que normalmente são assinados à mão e com aplicação de selo corporativo, se tornam mais difíceis quando os colaboradores não ocupam o mesmo espaço. Assim, as empresas estão buscando alternativas e investindo em novas tecnologias e serviços de assinatura eletrônica e transporte ultrarrápido de documentos para atender suas demandas de escritório.

A medida vem impulsionando o mercado de startups que possuem soluções que ajudam a tornar o trabalho remoto viável para as companhias que precisam lidar com o leva e traz ou a formalização de documentos.

Cresce o envio de documentos corporativos via motoboy

Pioneira em serviços last mile no Brasil e atuante em praticamente todo o território nacional, a Motoboy.com reporta desde o início da pandemia crescimento de 38% no volume da contratação de serviços de motoboys para o envio de papéis e documentos urgentes, assinaturas, pagamento de contas e entregas de produtos relacionados ao meio corporativo. A alta na demanda se deve a facilidade e o baixo custo de contratar o serviço: com apenas alguns cliques e o preenchimento de dados como o endereço de coleta e entrega, instruções e método de pagamento, basta aguardar a chegada do motoboy que irá realizar a tarefa. O monitoramento dos pacotes durante o trajeto também é feito em tempo real e o protocolo de entrega de documentos - assinado pelo receptor certificando que o envelope foi entregue lacrado, confere maior segurança ao processo.

“Esses profissionais estão ao alcance das empresas para garantir competitividade e estão acostumados às responsabilidades de transportar documentos. Ao terceirizar a entrega de documentos, as empresas ficam livres de encargos trabalhistas, uma vez que os serviços são executados sob demanda por motoboys autônomos cadastrados na plataforma. Além disso, há ganho em flexibilidade de horários e é possível agendar o auxílio dos motoboys pela internet, garantindo mais celeridade e economia ao cotidiano das companhias. Essa é uma tendência que deve permanecer forte e dar mais autonomia às empresas em home office para que elas foquem em demandas mais estratégicas terceirizando um serviço que costuma ser operacional”, destaca Jonathan Pirovano, CEO da Motoboy.com.

Assinatura digital é alternativa para agilizar processos

A assinatura digital de documentos é outra solução encontrada por organizações dos setores público e privado para manter o funcionamento, respeitando as regras de distanciamento social. De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia (ITI), o percentual de certificados digitais alcançou o número recorde de 9 milhões em março e teve um aumento de 23,2% no primeiro trimestre, comparado com o ano anterior. A BRy Tecnologia, empresa especialista em soluções para identificação, registro e formalização digital, teve um aumento de 172% em assinaturas geradas na sua plataforma em nuvem, o BRy Cloud, de janeiro até junho de 2020. No mesmo período, em comparação com 2019, cresceu 466% o total de assinaturas realizadas em grupo no mesmo sistema.

O fundador da empresa, Carlos Roberto De Rolt, explica que “a assinatura digital é bastante versátil e se adapta a diferentes tipos de negócios, permitindo que qualquer documento seja firmado à distância". A possibilidade de assinar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar aumenta a agilidade dos processos. A AMAGGI, uma das maiores empresas de commodities agrícolas da América Latina e cliente da BRy, conseguiu reduzir de 30 dias para apenas um o tempo para assinatura de contratos. A otimização de tempo é apenas um dos benefícios da assinatura digital. A Crefisa, que também usa as soluções da BRy, reduziu em 64% os gastos com papel, tornando os processos mais ágeis e sustentáveis. Além da otimização de tempo e recursos, De Rolt explica que a assinatura digital é mais segura que a feita em papel, pois não pode ser fraudada, e pode ser armazenada em nuvem, o que permite o acesso em diferentes dispositivos.

Soluções para trabalhos feitos em home office como tendência na pandemia

O cenário inesperado com a pandemia da Covid-19 levou muitas empresas a passarem por um processo de digitalização que, a rigor, aconteceria somente daqui alguns anos. A constatação é de Pedro Góes, diretor comercial da Paytrack, empresa catarinense de gestão de despesas e viagens corporativas que cresceu 255% no primeiro semestre de 2020 - justamente quando a instabilidade parecia predominante no mercado.

O apontamento de Góes se respalda em duas situações que se tornaram frequentes na primeira parte do ano. A adesão forçada ao home office fez com que muitas empresas tivessem que fornecer estruturação dos locais domésticos de trabalhos dos colaboradores, como computadores, materiais de escritório, mobiliário e insumos. Outro movimento significativo foi a digitalização de documentos empresariais. “Hoje a tecnologia mostra que não é mais necessária a assinatura física de documentos e relatórios ou o envios de malotes. Mas muitas empresas ainda trabalham dessa forma, e foram obrigadas a se adaptarem a um novo contexto”, salienta.

E foi esse “novo contexto” que apresentou oportunidades à Paytrack. Com soluções pensadas em high touch, voltadas às necessidades específicas de gestão de cada cliente, a Paytrack pôde atender empresas que tiveram de lidar com despesas novas, ainda não elencadas em sua governança. “A automação é pensada para atender demandas de expense quais elas forem, com aplicação de políticas de custos, aprovações ou restrições, alertas e bloqueios de acordo com o perfil solicitado”, explica. “São situações que anteriormente seriam feitas manualmente, com cálculos de fluxos e variações, um trabalho muito extenso”.

Góes destaca que o processo de digitalização de relatórios e demais documentos teve crescimento significativo, à frente da implementação de home office. “Podemos dizer que tivemos um incremento significativo de novas vendas por causa desse serviço”, pontua. “Você não percebeu que muitas das reuniões que participava poderia ser feita de forma remota, como agora? O mesmo acontece com a digitalização. O backoffice precisou ser mais eficiente, e essa solução atende justamente nesse ponto”, conclui o diretor.